Las impresoras constituyen equipos muy importantes en muchas empresas en la actualidad, ya que aunque muchos procesos están digitalizados, los documentos impresos son parte de sus procesos para muchas organizaciones.
El coste de una impresora puede ser muy oneroso, es por eso que ha surgido una alternativa muy beneficiosa, como es el renting de impresoras.
El renting de impresoras es un modelo de negocio que conlleva muchos beneficios para las empresas, de manera que se contrata un servicio de calidad por un precio razonable.
¿Qué es el renting de impresoras?
El alquiler de impresoras para empresas es un servicio bajo contrato, mediante el cual, una empresa de renting provee a otra de equipos para impresión, a cambio del pago de un importe mensual.
Las impresoras por renting incluyen la instalación, puesta en marcha, instrucciones de uso, mantenimiento y los consumibles, es decir, que al firmar el contrato, el cliente no debe ocuparse de nada más, sino de usar el equipo y pagar las cuotas. Una vez terminado el contrato, el cliente decide si quiere continuar o no; también puede decidir cambiar de modelo de impresora.
Lo que más destaca del renting de impresoras es el servicio que lo acompaña, haciendo que sea muy ventajoso para las empresas.
Algo muy importante es que, por ejemplo, el renting de impresoras en Madrid trabaja con las mejores marcas del mercado, con lo cual, las empresas reciben excelentes equipos que inciden en la calidad de su actividad.
¿Cuáles son los beneficios del renting de impresoras?
Adquirir impresoras por renting tiene muchas ventajas, tanto económicas como para la experiencia de uso. Las siguientes son algunas de las más importantes:
- Control de los costes. Cuando se compra una impresora y se implementa su uso en la empresa, no se sabe qué gastos se van a generar, lo más que se puede hacer es considerar un valor estimado. Sin embargo, con el renting de impresoras, el cliente sabe exactamente qué va a pagar mes tras mes.
- Diversos equipos. En el mercado hay muchos tipos y modelos de impresoras, por lo que con un contrato de renting se puede obtener el equipo que se necesita y cambiarlo si se requiere. Por ejemplo, si se necesita fotocopiar, imprimir y escanear documentos, el renting de impresoras multifunción es lo ideal; y si luego esas necesidades cambian, se puede alquilar un equipo convencional.
- Beneficios fiscales. Con el renting de impresoras se puede deducir el pago de impuestos, ya que es un gasto necesario para el desarrollo de la actividad. En cambio, la compra de un equipo de impresión es una inversión.
- Servicio. El alquiler de impresoras no se trata solo del equipo, sino que incluye un servicio integral que cubre todo lo necesario. Esto es el suministro de consumibles, servicio técnico, sustitución de equipo durante reparaciones, mantenimiento y mucho más. De esa manera, la empresa no tiene que destinar personal para estas tareas y puede concentrarse en su actividad principal.
- Actualización. Los equipos de impresión cambian sus características y funciones de acuerdo con los avances de la tecnología. El renting de impresoras es particularmente beneficioso cuando una empresa quiere cambiarse a un modelo más moderno. Cada vez que el periodo de renting termina, el cliente puede cambiarse a un modelo más reciente, incluso antes de que termine el contrato puede hacer el cambio pagando algo adicional.
¿Cómo elegir el equipo para hacer renting de impresoras?
Las empresas que deciden contratar el servicio de alquiler de impresoras tienen muchas opciones, tanto en la elección del equipo como en las condiciones establecidas.
Uno de los enfoques más recomendados es alquilar la impresora de acuerdo con el proyecto que se esté trabajando. En ese caso, se elige el modelo que mejor se adapte a las necesidades del trabajo que se vaya a hacer. Una ventaja de hacerlo de esa manera, es que se puede trasladar el coste exacto del renting al proyecto, y al terminarlo, se entrega el equipo.
Por ejemplo, un proyecto que requiera la impresión de imágenes a color, con juegos de copias iguales, puede elegir una impresora a color que además organice los documentos y los deje listos para entregar.
Otra necesidad puede ser una empresa que imparta cursos y deba entregar material impreso diariamente a los participantes. Sin embargo, estos documentos no requieren ninguna calidad especial, únicamente que sean legibles y estén listos a tiempo. Entonces se requiere un equipo con impresión en blanco y negro, que imprima a gran velocidad.
Otro caso que se presenta con frecuencia en las empresas es que la organización conste de muchas personas, todas trabajando en torno a los mismos proyectos y se requiere que cada ordenador pueda imprimir en el mismo equipo de impresión. En este caso será necesario un equipo versátil, con muchas funciones diferentes, y que pueda atender órdenes y configuraciones diferentes de muchos usuarios.
Consejos y recomendaciones
- Las empresas deben analizar sus necesidades de impresión, fotocopiado y escaneo de documentos, antes de decidir si van a comprar o hacer renting de impresoras. Es importante que se tengan claros los requerimientos para obtener el servicio adecuado. Por ejemplo, el número de impresiones va a determinar el importe de la mensualidad a pagar.
- La elección del equipo, el número de impresiones y la extensión del contrato, son aspectos esenciales a considerar y es conveniente no dejar nada de lado. Tener la asesoría apropiada es la mejor idea a este respecto.
- Muchas empresas de renting permiten que el cliente compre el equipo una vez finalizado el contrato. Por lo general, esa es una opción que permite adquirir un equipo funcional por un precio módico, por lo que puede ser buena idea considerarlo.
- Si se quiere tener siempre equipos actualizados a disposición, el renting de impresoras es una manera económica de hacerlo. Se puede escalar a equipos más modernos cada vez que se renueve el contrato. De esa manera, sin hacer una inversión onerosa, será posible contar con lo mejor de la tecnología actual.
Con el renting de impresoras, las empresas de todos los sectores consiguen satisfacer sus necesidades de impresión, obteniendo un servicio completo y de calidad.
